Políticas de privacidad
1. Objetivo
Aplicar e interpretar la Ley 1581 de 2012 y las normas que la complementan, modifican o adicionan, para el tratamiento y protección de datos personales en NOVO PLUS S.A.S. (en adelante “NOVO PLUS”).
2. Marco Legal
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”) se interpretará bajo el siguiente marco normativo:
- Constitución Política de 1991 artículos 15 del Habeas Data, 20 y 74 sobre acceso a la información.
- Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercia, de servicios y se dictan otras disposiciones”.
- Decreto Reglamentario 1727 del 15 de mayo de 2009 “Por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y de servicios deben presentar la información de los titulares de la información”.
- Ley 1581 del 17 de octubre 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
- Decreto Reglamentario 1377 del 27 de junio de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 ““Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones””.
- Decreto Reglamentario 103 de 2015 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”.
3. Definiciones
Las siguientes definiciones, con mayúscula inicial, guiarán la interpretación de esta Política sin mayúscula, se entenderán según su uso común:
Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
Dato privado. Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.
Dato Sensible. Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométrica).
Encargado del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
Información. Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.
Encargado del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia. La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado o por cuenta del responsable.
4. Responsable del Tratamiento de Datos Personales
NOVO PLUS S.A.S., persona jurídica constituida legalmente en Colombia identificada con NIT. No. 900083504 – 0., con domicilio en Medellín, dirección física en la Carrera 54 46 49 LC 605, dirección electrónica en gerencia@novoplus.co y número de contacto (604) 448 04 25, es la responsable del tratamiento de las bases de datos que reposan o reposarán en la Entidad.
5. Tratamiento y Finalidad del uso de Datos Personales
NOVO PLUS podrá realizar el tratamiento de los Datos Personales de manera manual o automatizada y solo para las finalidades autorizadas y en cumplimiento de la normatividad legal vigente. Esto incluye operaciones como recolectar, eliminar, actualizar, utilizar, almacenar y transferir por parte de NOVO PLUS los Datos Personales. Los Encargados o terceros autorizados por el responsable que accedan a estos datos deberán mantener la confidencialidad y seguridad conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus normas complementarias.
En consecuencia, los Datos Personales objeto de Tratamiento tienen las siguientes finalidades:
Clientes,
a) Gestionar y ejecutar de manera eficiente los servicios contratados, incluyendo el soporte técnico, atención al cliente y cualquier otra actividad necesaria para garantizar el correcto cumplimiento de las obligaciones adquiridas.
b) El fortalecimiento de las relaciones con los clientes mediante el envío de información relevante, la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’S) y la invitación a eventos, entre otros.
c) Contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los clientes, personas naturales o jurídicas con quienes se tiene o se ha tenido relación comercial.
Contratistas,
a) Gestionar la relación contractual, incluyendo la evaluación, selección y gestión de proveedores y otros contratistas.
b) Procesar pagos, facturación y otros procedimientos financieros relacionados con el contrato.
c) Llevar un registro de cumplimiento de obligaciones contractuales y laborales.
d) Monitorear el desempeño y calidad de los servicios o productos suministrados.
e) Cumplir con los aspectos fiscales, laborales y de seguridad social a que haya lugar.
f) Facilitar la comunicación para la ejecución eficiente de las obligaciones derivadas del contrato.
6. Derechos que le asisten al Titular de los Datos Personales
NOVO PLUS informa y garantiza a sus empleados, contratistas, proveedores, clientes y usuarios, en lo referente al Tratamiento de sus Datos Personales, los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar la Información y los Datos Personales frente al responsable y Encargado de su Tratamiento, derecho que se podrá ejercer frente a datos inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan error, entre otros que según el Titular desconozca las finalidades con las que fueron recolectados.
b) El Titular podrá en cualquier momento solicitar prueba de la autorización otorgada por él al responsable del Tratamiento de los Datos Personales.
c) Ser informado previa solicitud ante el responsable por el manejo que éste le ha dado a sus Datos Personales.
d) El Titular podrá presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto por la Ley.
e) El Titular también podrá en cualquier tiempo revocar la autorización, y/o solicitar la supresión de los datos personales cuando no se respeten los principios, derechos y garantías Constitucionales y legales y siempre y cuando no exista un deber legal que impida eliminarlos.
f) El Titular podrá acceder de forma gratuita a los datos personales sujetos al tratamiento por NOVO PLUS.
g) Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensible. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre los datos sensibles o sobre datos de menores de edad.
7. Canales de Atención para la Protección de Datos Personales
Para NOVO PLUS es muy importante que usted pueda presentar sus solicitudes consultas y reclamaciones de manera oportuna, es por ello que ha dispuesto los siguientes canales de contacto:
Área encargada:
Debe estar dirigida al Área de Gerencia de NOVO PLUS S.A.S
De manera presencial:
Carrera 54 N°46-49 Of.605
De manera telefónica:
(+57) 604 448 04 25
De manera virtual:
Correo electrónico: gerencia@novoplus.co
Formulario PQR ubicado en el portal www.novoplus.co
Procedimiento para presentar Consultas
Una vez recibida, la consulta se atenderá en diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta a través de los canales de contacto enunciados. Cuando no se pueda atender la consulta dentro de dicho término, informaremos al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta.
Procedimiento para presentar Reclamos
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento, con su identificación como Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Atenderemos el reclamo en los quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no se pueda atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
8. Vigencia
Esta Política entrará en vigor a partir de la fecha de su publicación.
Es posible que sea necesario actualizar esta Política en el futuro para adecuarla a nuevos requerimientos legales, cambios jurisprudenciales, o a la implementación de mejores prácticas en la protección de datos personales.
En caso de que realicemos modificaciones a esta Política, se le informará de manera oportuna a través de los datos de contacto que nos haya proporcionado y mediante la publicación en nuestro sitio web www.novoplus.co
Adicionalmente, los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos del responsable serán conservados por éste durante 10 años y mientras persistan las finalidades que justificaron el Tratamiento. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el responsable del Tratamiento procederá a la supresión de los datos personales en su posesión.